Загальний відділ виконавчого апарату селищної ради

Загальний відділ (каб.212)

робочий телефон - 3 05 84

Графік роботи

Додаток 1

до рішення селищної ради від

11.12.2020 № № 2-3/VІІІ

ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ апарату Драбівської селищної ради

І. Загальні положення.

Загальний відділ виконавчого комітету Драбівської селищної ради (далі – загальний відділ) є структурним підрозділом апарату Драбівської селищної ради (далі – селищна рада).

Загальний відділ відповідно до частин першої та четвертої статті 54 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” утворюється селищною радою з метою забезпечення єдиної системи діловодства в апараті селищної ради, надання методичної допомоги з питань ведення діловодства структурним підрозділам апарату селищної ради, виконавчим органам селищної ради, старостам сіл, здійснення контролю за виконанням актів Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади вищого рівня, рішеннями селищної ради та виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, забезпечення вимог законодавства щодо розгляду звернень громадян, здійснення контролю за станом цієї роботи виконавчими органами селищної ради, старостами сіл, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності на території Драбівської селищної ради.

 Загальний відділ підзвітний і підконтрольний селищній раді, підпорядкований селищному голові, виконавчому комітету.

 Загальний відділ у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади вищого рівня, рішеннями селищної ради та виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, розпорядженнями голів обласної та районної державних адміністрацій, Типовою Інструкцією
з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну від 17.01.2018 № 55,а також цим Положенням.

 Загальний відділ при вирішенні питань, які належать до його компетенції, взаємодіє з іншими структурними підрозділами апарату селищної ради, виконавчими органами селищної ради, старостами сіл, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян, розташованими на території селищної ради.

ІІ. Завдання і повноваженнявідділу

Основними завданнями відділу є:

 забезпечення єдиної системи діловодства в апараті селищної ради;

 контроль за термінами проходження документів;

здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами апарату селищної ради, виконавчими органами селищної ради, старостами сіл актів Верховної Ради України, Президента України,Кабінету Міністрів України, інших органів влади вищого рівня, рішень селищної ради та виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови(далі - документи) та за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;

забезпечення додержання вимог Закону України "Про звернення громадян" та інших нормативно-правових документів по роботі із зверненнями громадян в апараті селищної ради, у виконавчих органах селищної ради, старостами сіл, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради;

надання методичної допомоги в організації роботи із ведення діловодства та із зверненнями громадян структурним підрозділам апарату селищної ради, виконавчим органам селищної ради, старостам сіл, підприємствам, в установам, організаціям незалежно від форми власності, розташованим на території селищної ради;

забезпечення додержання в апараті селищної ради вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації";

підготовка інформаційних, аналітичних, довідкових та інших матеріалів з питань діловодства, виконання документів, роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів та депутатів місцевих рад та роботи із зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію керівництву селищної ради;

підготовка проектів рішень селищної ради, виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови з питань, що належать до компетенції загального відділу;

здійснення протоколювання, організаційного, технічного та господарського забезпечення засідань виконавчого комітету селищної ради.

 Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

здійснює ведення діловодства в апараті селищної ради відповідно до Інструкції з діловодства та чинного законодавства;

 приймає, проводить попередній розгляд, реєструє і подає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію апарату селищної ради; реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію;

 здійснює реєстрацію, оформлення, облік і зберігання відповідно до встановлених термінів протоколів засідань виконавчого комітету;

проводить редагування проектів рішень виконавчого комітету селищної ради на відповідність вимогам діловодства та правопису;

здійснює реєстрацію рішень сесії селищної ради;

здійснює реєстрацію рішень виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови, інших службових документів, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних структурних підрозділів апарату селищної ради, виконавчих органів селищної ради, старост сіл, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради, службових осіб та громадян; у необхідних випадках видає копії, витяги й довідки з виданих розпоряджень, інших документів;

здійснює друкування, розмноження рішень виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови, інших документів;

 складає зведену номенклатуру справ апарату селищної ради, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в державний архів;

 організовує роботу архіву апарату селищної ради відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”; приймає участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в державний архів;

 забезпечує культуру діловодства, впровадження наукової організації праці, сучасних технічних засобів ведення діловодства в апараті селищної ради;

 здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті селищної ради, за строками виконання службових документів, готує довідки, звіти, інформації з питань діловодства;

 веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, контроль за якими покладено на відділ;

 перевіряє виконання документів структурними підрозділами апарату селищної ради, виконавчими органами селищної ради, старостами сіл, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності, та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від виконавчих органів селищної ради, старост сіл про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

готує інформаційно-аналітичні матеріали для селищного голови, секретаря селищної ради, його заступників та керуючого справами виконавчого комітету селищної ради щодо виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

розробляє та вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни;

 за дорученням селищного голови здійснює перевірки стану ведення діловодства, стану виконання документів та роботи із зверненнями громадян у виконавчих органах селищної ради, старостами сіл; надає їм необхідну методичну допомогу щодо удосконалення форм і методів роботи з документами та із зверненнями громадян;

 забезпечує у встановленому порядку реєстрацію звернень громадян, що надійшли до селищної ради;

здійснює попередній розгляд письмових пропозицій, заяв, скарг і клопотань громадян, готує щодо них пропозиції керівництву селищної ради;

організовує особистий прийом громадян, в тому числі виїзний, головою, заступником голови, контролює виконання їх доручень;

здійснює контроль за своєчасним розглядом пропозицій, заяв, скарг і клопотань громадян та забезпечує інформування заявників;

щоквартально готує матеріали про стан роботи із зверненнями громадян на засідання виконавчого комітету;

здійснює оприлюднення на офіційному вебсайті селищної ради відомостей про роботу із зверненнями громадян;

організовує в установленому порядку доступ до публічної інформації, розпорядником якої є селищна рада, контролює роботу щодо надходження, реєстрації, розгляду, опрацювання, обліку, систематизації, аналізування, надання відповідей на запити, що надходять до селищної ради, дотримання законодавства України про доступ до публічної інформації, а також надає консультації під час оформлення таких запитів та роз'яснює порядок застосування законодавства України про доступ до публічної інформації;

 забезпечує зберігання печаток і штампів і відповідає за правильне їх використання;

здійснює інші функції, необхідні для виконання покладених на загальний відділ завдань.

ІІІ. Права відділу

Загальний відділ має право:

одержувати необхідну інформацію (відповідно до компетенції відділу), в разі потреби - відповідні документи від інших структурних підрозділів апарату селищної ради, виконавчих органів селищної ради, старост сіл, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради;

залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів апарату селищної ради, виконавчих органів селищної ради, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради, старост сіл (за їх згодою) для проведення перевірок та вжиття необхідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у веденні діловодства, запитами і зверненнями народних депутатів України, депутатів місцевих рад та в роботі із зверненнями громадян;

проводити у виконавчих органах селищної ради, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради, старост сіл перевірки стану роботи по веденню діловодства та роботи із зверненнями громадян, виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України;

за згодою керівництва селищної ради повертати структурним підрозділам апарату селищної ради, виконавчим органам селищної ради, керівникам підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради, старостам сіл проекти рішень виконавчого комітету та розпоряджень селищного голови та інші документи, виконані з порушенням вимог Інструкції з діловодства та Регламенту виконавчого комітету селищної ради;

брати участь в засіданнях комісій, нарадах, що проводяться за участю інших структурних підрозділів апарату селищної ради, виконавчих органів селищної ради, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради, старост сіл;

вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до компетенції загального відділу;

одержувати від структурних підрозділів апарату селищної ради, виконавчих органів селищної ради, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради, старост сіл письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання документів та стану роботи із зверненнями громадян, реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад.

вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови.

ІV.Керівництво відділом

Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посадиселищним головою відповіднодо законодавства прослужбу в органах місцевого самоврядування.

Начальник відділу:

здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність перед головою селищної ради за виконання покладених на відділ завдань;

розподіляє посадові обов`язки між працівниками відділу, координує та контролює їх діяльність;

забезпечує в межах своєї компетенції збереження у відділі інформації з обмеженим доступом відповідно до чинного законодавства;

розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу;

забезпечує додержання працівниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку;

здійснює інші повноваження, передбачені законодавством.

Структура і гранична чисельність відділузатверджується рішенням селищної ради.

Положення про загальний відділ затверджується рішенням Драбівської селищної ради. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться селищною радою шляхом викладення Положення в новій редакції у порядку, встановленому законодавством України.

V.Відповідальність

Працівники відділу несуть відповідальність за:

• неналежне виконання законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних» та інших чинних нормативних актів;
• не виконання покладених на відділ завдань і не здійснення ним своїх функціональних обов’язків відповідно до цього Положення;
• не виконання рішень селищної ради та її виконавчого комітету, розпоряджень і доручень селищного голови;
• порушення трудової та виконавської дисципліни.